De "heeft jou nodig"-e-mail

De "heeft jou nodig"-e-mail is een kort overzicht dat in je inbox verschijnt wanneer er in je werkruimte iets is dat op actie van een persoon wacht — bedoeld voor iedereen in het team die zicht wil houden op problemen zonder de hele dag de app in de gaten te houden.

Overzicht

• InfraNest stuurt je alleen een e-mail wanneer er iets nieuws is dat de aandacht van een persoon nodig heeft — geen nieuwe problemen, geen e-mail.
• Het behandelt twee soorten zaken: waarschuwingen die zich opstapelen, en urgente problemen die nog niemand heeft bevestigd.
• Elk item linkt terug naar precies de plek waar je het op Home zou zien, zodat de e-mail en de app altijd overeenkomen.

Wat erin staat

Er verschijnen twee soorten zaken:

• Waarschuwingen — problemen die erger worden als niemand actie onderneemt, maar waar nog tijd voor is. Bijvoorbeeld een domein dat over een paar weken verloopt met automatisch verlengen uitgeschakeld, een monitor die slecht reageert, of een automatisering die op goedkeuring wacht. Deze e-mail is waar je hiervan hoort.
• Urgente problemen waarop nog niemand actie heeft ondernomen — een site die al een dag offline is zonder dat iemand dit heeft bevestigd, een domein dat bijna verloopt, een integratie die al dagenlang verzoeken weigert. Je hebt al een melding gekregen op het moment dat elk probleem begon; deze e-mail is de herinnering dat het nog steeds speelt.

Urgente problemen worden altijd direct verstuurd op het moment dat ze zich voordoen — deze e-mail vervangt die meldingen niet.

Elke regel geeft aan wat er mis is en linkt rechtstreeks naar de oplossing, met dezelfde bewoordingen als op Home. Een rode stip met Urgent betekent dat iets offline is of bijna verloopt; een oranje stip met Soon betekent dat actie nodig is, maar er nog tijd is.

Als slechts een deel van de lijst nieuw voor je is, verschijnen nieuwe items eerst onder New since we last wrote, met de rest onder Still waiting. De e-mail noemt maximaal zes zaken; zijn er meer, dan geeft de laatste regel aan hoeveel er nog meer op Home wachten.

Waar te beginnen

Bovenaan de e-mail staat Start here — het eerste om naar te kijken. Het is hetzelfde item dat Home als eerste toont, en om dezelfde reden (bijvoorbeeld eerst omdat het op je publieke statuspagina staat). Als een recente wijziging hier waarschijnlijk de oorzaak van is — zoals een deploy enkele minuten voordat een site offline ging — noemt de e-mail die wijziging ook.

De onderwerpregel noemt dat eerste item ook, zodat je vanuit je inbox kunt inschatten of het kan wachten.

Beslissen zonder de app te openen

Elk item in de e-mail heeft drie links:

1. I'll take this — je teamgenoten zien dat jij het oppakt, en het verdwijnt van hun lijst.
2. Snooze until tomorrow — het telt niet meer mee als iets dat aandacht nodig heeft tot morgenochtend.
3. This is intentional — het telt niet meer mee totdat er iets verandert, bijvoorbeeld een nieuwe vervaldatum.

Een link verandert nooit iets vanzelf. Hij opent een korte pagina in InfraNest die aangeeft wat er gaat gebeuren, en met één tik bevestig je dit. Ben je niet ingelogd, dan log je eerst in en kom je terug op die pagina.

• Als het item al is opgelost of gewijzigd sinds de e-mail is verstuurd, geeft de pagina dit aan en hoef je niets te doen.
• Snoozen en iets als opzettelijk markeren verbergt het voor het hele team, dus alleen eigenaren en beheerders zien deze twee links. Iedereen kan iets oppakken.
• De links werken een week lang, en alleen voor de persoon aan wie de e-mail is verstuurd. De links in een doorgestuurde e-mail werken niet voor iemand anders.

Alles wat je op deze manier beslist, verschijnt in de Auditlog, net als wanneer je dit via Home beslist.

Wanneer hij aankomt

Maximaal één keer per dag, 's ochtends in de tijdzone van je werkruimte. Als je dat liever hebt, kies je in plaats daarvan once a week, on Monday.

Op maandag: als je ook de wekelijkse samenvatting per e-mail ontvangt, staat deze lijst daarin in plaats van in een aparte e-mail.

In beide gevallen komt hij alleen aan wanneer er iets nieuw voor jou is verschenen:

• Niets veranderd sinds de vorige keer? Geen e-mail.
• Een paar zaken opgelost maar niet alles? Geen e-mail — de lijst is alleen korter geworden.
• Er is iets nieuws misgegaan? Je krijgt een bijgewerkte lijst, met de nieuwe zaken bovenaan.
• Iets flikkert steeds aan en uit? Je krijgt hier niet elke ochtend opnieuw een e-mail over.

Ontvang hem in plaats daarvan via Telegram

Als je je Telegram aan InfraNest hebt gekoppeld, kan je samenvatting daar in plaats van per e-mail aankomen, of allebei.

1. Ga naar My account → Notifications.
2. Kies onder Everything else, naast het moment waarop je samenvatting aankomt, Send it by: Email, Telegram or Both.

Het Telegram-bericht bevat dezelfde lijst, op hetzelfde moment, met een Open-knop bij elk item. Het komt nog steeds alleen wanneer er iets nieuws is. Als je Telegram geen meldingen van deze werkruimte ontvangt, of de bot je niet kan bereiken, komt de samenvatting in plaats daarvan per e-mail, zodat je nooit iets mist.

Nog niet gekoppeld? Gebruik eerst Add Telegram or Slack op dezelfde pagina.

TipDe volledige handleiding voor het koppelen van Telegram vind je in "Get urgent problems on your phone with Telegram."

Wie het ontvangt

Iedereen in de werkruimte, op elk abonnement, inclusief gratis. Iedereen heeft zijn eigen lijst: als iemand bij een item I'll take this heeft aangegeven, krijgt alleen die persoon het nog in zijn e-mail — de rest van het team weet dat het wordt opgepakt.

Ook posten naar Slack of Microsoft Teams

Als jouw team de dag plant in een Slack- of Teams-kanaal, kan dezelfde lijst daar ook worden geplaatst.

1. Ga naar Integraties en open de Slack- of Teams-bestemming.
2. Zoek onder What it hears, and when naar "Needs you" digest.
3. Kies Daily of Weekly, on Monday, en sla op.

Het kanaal krijgt dezelfde lijst als de e-mail, in dezelfde bewoordingen, op hetzelfde tijdstip van de dag — en alleen wanneer er iets nieuws is verschenen. Het is de lijst van het hele team: iets waarbij één persoon I'll take this heeft aangegeven, blijft nog wel vermeld, omdat het kanaal van iedereen is. Als het kanaal geen berichten meer accepteert, wordt de lijst in plaats daarvan per e-mail gestuurd naar de mensen die deze bestemming beheren, zodat hij niet verloren gaat.

Frequentie kiezen, of uitschakelen

1. Ga naar My account → Notifications.
2. Zoek onder How problems reach you naar Everything else.
3. Kies Daily of Weekly, on Monday — of Immediately om elk probleem in een eigen e-mail te ontvangen zodra het zich voordoet, of Off.

De afmeldlink onderaan de e-mail schakelt dit ook uit. In beide gevallen geldt dit alleen voor jou — je collega's blijven de hunne ontvangen.

NoteDeze samenvatting wordt alleen per e-mail verstuurd (en naar Slack of Teams, als jouw werkruimte dat heeft ingesteld) — er wordt niets toegevoegd aan de bel. Elk probleem verschijnt nog steeds in de bel zodra het zich voordoet, en urgente problemen worden nog steeds direct per e-mail verstuurd.